Les experts-comptables font partie des professionnels assujettis aux obligations de LCB-FT, la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Dans un cabinet, ces obligations doivent pourtant souvent être organisées sans disposer d’une équipe exclusivement consacrée à la conformité.
La question est donc très concrète : comment mettre en place un dispositif proportionné aux risques, documenté et suffisamment traçable, sans multiplier les traitements manuels à mesure que le portefeuille de clients augmente ?
Le choix d’un logiciel LCB-FT pour expert-comptable n’est pas systématiquement la première réponse. Selon le volume de dossiers, leur renouvellement et l’organisation du cabinet, plusieurs approches peuvent coexister : traitement manuel documenté, fonctionnalité intégrée à un outil métier, solution de criblage dédiée ou dispositif organisé à l’échelle d’un réseau ou d’un groupement.
Pour AP Solutions IO, l’automatisation prend surtout son sens lorsque le volume de contrôles devient suffisamment important pour que les processus manuels compliquent la traçabilité, l’actualisation et le traitement des alertes.
Quand un cabinet a-t-il intérêt à s’équiper d’un logiciel LCB-FT ?
Les textes n’imposent pas, en tant que tel, l’usage d’un logiciel déterminé. En revanche, l’expert-comptable doit organiser les diligences prévues par la réglementation et par les normes applicables à sa profession : identification et évaluation des risques, vigilance à l’entrée en relation et pendant celle-ci, conservation des informations et déclaration à Tracfin lorsque les conditions sont réunies.
Le niveau d’outillage doit donc être cohérent avec l’organisation réelle du cabinet.
| Mode d’organisation | Contexte dans lequel l’envisager | Atout principal | Point de vigilance |
| Traitement manuel documenté | Portefeuille restreint et relativement stable | Maîtrise directe du processus | Charge et conservation des preuves |
| Fonction intégrée à l’outil métier | Besoin intermédiaire | Continuité dans l’environnement de travail | Vérifier précisément les contrôles couverts |
| Solution de criblage dédiée | Volumes ou fréquences de contrôle importants | Automatisation, paramétrage et traçabilité | Déploiement et adéquation aux besoins |
| Organisation mutualisée | Réseau, groupement ou organisation multi-entités | Centralisation de certains moyens | Responsabilités et gouvernance à formaliser |
Le criblage peut notamment servir à rapprocher les informations relatives aux clients ou à d’autres personnes concernées avec différents référentiels de conformité. Il faut cependant distinguer les contrôles liés aux personnes politiquement exposées (PPE) des obligations spécifiques relatives aux sanctions internationales et au gel des avoirs.
Le traitement manuel documenté
Pour un portefeuille limité et stable, certaines vérifications peuvent encore être organisées manuellement, à condition que la méthode retenue permette d’assurer les diligences nécessaires et d’en conserver les éléments justificatifs.
La difficulté augmente avec le nombre de dossiers : il faut pouvoir retrouver ce qui a été vérifié, quand, à partir de quelles informations et avec quelle conclusion.
Le traitement manuel n’est donc pas inadapté par principe. Il devient surtout difficile à maintenir lorsque le volume et la fréquence des contrôles dépassent les capacités d’organisation du cabinet.
La fonction intégrée à une solution métier
Certains logiciels métiers intègrent des fonctions permettant d’effectuer une partie des contrôles de conformité sans sortir de l’environnement déjà utilisé par le cabinet.
Cette continuité constitue un avantage opérationnel. Elle ne dispense toutefois pas de vérifier ce que la fonctionnalité contrôle réellement : quelles données sont utilisées ? Quels référentiels sont couverts ? À quelle fréquence sont-ils actualisés ? L’historique des contrôles et des décisions est-il accessible ?
Le niveau de vigilance dépendant aussi du risque identifié, notre guide consacré aux différents niveaux de vigilance clientèle permet de replacer l’outil dans le dispositif plus global.
La solution de criblage dédiée
Lorsque les volumes deviennent importants, une solution spécialisée peut faciliter l’automatisation des contrôles, la gestion des alertes et la conservation de leur historique.
C’est le rôle d’AP Scan, notre solution de criblage automatisé. Avec AP Solutions IO, nous avons conçu le moteur pour traiter des volumes importants tout en permettant un paramétrage adapté aux données et aux risques de chaque organisation.
L’accès peut s’effectuer via une interface SaaS ou par API, afin d’intégrer le contrôle aux systèmes existants. Une interface dédiée limite les développements applicatifs nécessaires, tandis qu’une API permet d’insérer le criblage directement dans un processus métier. Dans les deux cas, un paramétrage et une organisation du déploiement restent nécessaires.
L’organisation mutualisée au sein d’un réseau
Un réseau ou un groupement peut également choisir de centraliser certains moyens techniques afin d’harmoniser les outils et les pratiques.
Cette mutualisation nécessite toutefois une gouvernance précise : qui configure le dispositif ? Qui traite les alertes ? Qui conserve les preuves ? Comment les décisions sont-elles rattachées au cabinet ou à l’entité concernée ?
Partager un outil ne suffit pas, à lui seul, à transférer les obligations qui incombent aux professionnels assujettis. La répartition des rôles doit donc rester explicite.
Que recouvre le dispositif LCB-FT d’un cabinet d’expertise comptable ?
La conformité ne se résume pas au criblage. Le référentiel professionnel des experts-comptables couvre notamment :
- l’organisation de la structure ;
- l’identification et l’évaluation des risques ;
- les diligences de vigilance ;
- les obligations déclaratives ;
- la conservation des éléments nécessaires au suivi du dispositif.
Identifier le client et son bénéficiaire effectif
La vigilance commence par l’identification du client et, lorsque cela s’applique, par celle du bénéficiaire effectif, c’est-à-dire la personne physique qui contrôle en dernier ressort la structure concernée selon les critères prévus par la réglementation.
Ces informations doivent être suffisamment fiables pour permettre les contrôles ultérieurs.
Un outil performant ne compense pas des données KYC de mauvaise qualité. C’est aussi la logique que nous défendons avec AP Solutions IO : la technologie doit exploiter et enrichir un dispositif correctement structuré, et non remplacer les diligences du professionnel.
Évaluer le niveau de risque
La vigilance repose ensuite sur une approche par les risques. Tous les clients et toutes les situations ne présentent pas la même exposition.
Le cabinet doit donc disposer de critères permettant d’évaluer et d’actualiser le niveau de risque afin d’adapter les mesures de vigilance. Notre contenu sur le cadre réglementaire de la LCB-FT revient sur les principales obligations applicables aux professionnels assujettis.
Assurer une vigilance pendant la relation d’affaires
Les diligences ne s’arrêtent pas à l’entrée en relation. Les informations doivent être actualisées et la relation suivie selon les risques identifiés.
C’est précisément ici que le volume peut modifier l’organisation nécessaire : suivre quelques centaines de relations relativement stables n’implique pas les mêmes contraintes qu’actualiser et contrôler un portefeuille comportant plusieurs milliers de dossiers.
Comment organiser la vigilance sans équipe conformité dédiée ?
La première étape consiste à formaliser clairement les rôles et les procédures. L’automatisation intervient ensuite sur les tâches répétitives ou génératrices de volume.
Regarder le flux autant que la taille du portefeuille
Le nombre total de clients ne constitue pas le seul indicateur.
Il faut également observer :
- le nombre de nouvelles entrées en relation ;
- la fréquence des changements concernant les clients existants ;
- le nombre de personnes ou d’entités à contrôler par dossier ;
- la fréquence de mise à jour des référentiels ;
- le volume d’alertes nécessitant une analyse.
Un portefeuille relativement stable peut rester gérable avec des moyens simples. À l’inverse, une organisation confrontée à de nombreux mouvements dans son portefeuille peut rapidement atteindre les limites d’un traitement manuel.
C’est pourquoi AP Solutions IO s’adresse prioritairement aux structures, réseaux et organisations pour lesquels le volume rend l’automatisation réellement utile. Notre proposition de valeur n’est pas de remplacer une procédure manuelle qui fonctionne à petite échelle, mais de répondre aux contraintes qui apparaissent lorsque cette méthode ne passe plus à l’échelle.
Identifier les signes d’une organisation devenue trop manuelle
Plusieurs situations doivent conduire à réexaminer le dispositif :
- des contrôles qui prennent de plus en plus de temps ;
- des actualisations quotidiennes du portefeuille difficiles à organiser ;
- des preuves anciennes difficiles à retrouver ;
- une dépendance excessive envers une seule personne ;
- une multiplication des traitements sur différents fichiers ou outils ;
- une difficulté à maintenir des pratiques homogènes au sein d’un réseau.
Le cadre applicable au gel des avoirs et à sa mise en œuvre illustre notamment l’importance de pouvoir réagir à l’évolution des référentiels concernés.
Que doit pouvoir démontrer un cabinet en cas de contrôle ?
Un dispositif ne doit pas seulement exister : son fonctionnement doit pouvoir être reconstitué.
Cela suppose de conserver suffisamment d’informations pour démontrer l’organisation mise en place et les diligences réalisées.
Conserver la trace des contrôles
Selon le contrôle effectué, il peut être pertinent de conserver notamment :
- la date ;
- les informations ou référentiels utilisés ;
- le résultat obtenu ;
- l’analyse réalisée lorsqu’une alerte apparaît ;
- la décision prise ;
- l’identité ou la fonction de la personne ayant traité le dossier.
Un contrôle dont aucune trace n’a été conservée devient beaucoup plus difficile à justifier ultérieurement.
Cette exigence de traçabilité est au cœur des solutions d’AP Solutions IO. Nos outils historisent les actions et les résultats afin de permettre aux équipes de retrouver le déroulement d’un contrôle et les éléments associés à une décision.
Documenter l’approche par les risques
La classification des clients doit également rester compréhensible et révisable.
Les critères appliqués doivent correspondre à l’activité et aux risques identifiés, et non résulter d’une notation impossible à expliquer. C’est cette logique que développe notre guide consacré à l’approche par les risques en LCB-FT et à la classification des clients.
Quels critères pour choisir un logiciel LCB-FT pour expert-comptable ?
Lorsqu’une solution dédiée devient pertinente, plusieurs critères permettent d’éviter de choisir uniquement à partir d’une liste de fonctionnalités.
Il faut notamment examiner :
- la couverture des référentiels nécessaires aux contrôles ;
- leur mode et leur fréquence d’actualisation ;
- la capacité à traiter le volume réel du portefeuille ;
- la réduction des faux positifs ;
- la traçabilité des alertes et des décisions ;
- le niveau de paramétrage disponible ;
- l’intégration au système d’information ;
- l’explicabilité des résultats ;
- le coût global rapporté à l’usage réel.
Avec AP Solutions IO, AP Scan s’appuie notamment sur un moteur configurable à partir de plus de 90 critères, conçu pour limiter les faux positifs générés par les rapprochements tout en conservant une logique explicable.
Notre technologie Glass Box vise à rendre les décisions traçables, compréhensibles et auditables, plutôt qu’à fournir un résultat opaque que l’utilisateur serait incapable de reconstituer.
Quand AP Solutions IO devient-il pertinent pour un cabinet ou un réseau ?
L’outillage doit venir après l’identification des obligations, des risques et des processus existants.
AP Solutions IO est une RegTech française fondée par des experts disposant de plus de quinze ans d’expérience dans les outils de conformité AML et LCB-FT. Notre suite comprend AP Scan pour le criblage, AP Scoring pour l’évaluation du risque, AP Monitoring pour la surveillance des opérations et AP Filter pour le filtrage des sanctions et des embargos.
Nos solutions sont proposées en SaaS et via API, avec des données hébergées en France.
Pour les professionnels du chiffre, notre technologie prend surtout son intérêt lorsque le nombre de clients, d’entités ou de contrôles rend nécessaire une automatisation robuste et intégrable au système existant : cabinet de taille importante, groupement, réseau ou organisation disposant d’un portefeuille significatif.
La responsabilité réglementaire reste celle du professionnel assujetti. Notre rôle consiste à lui fournir des moyens techniques pour automatiser, tracer et expliquer les contrôles, sans substituer le logiciel à son analyse.
Si votre volume commence à rendre les contrôles manuels difficiles à maintenir, échanger avec notre équipe sur l’organisation et les volumes de votre dispositif permet d’évaluer si un outil dédié répond réellement à votre situation.
