Le notaire figure parmi les professionnels assujettis au dispositif national de gel des avoirs. La vérification porte sur les parties à l’acte, leurs représentants et les bénéficiaires effectifs des personnes morales. Elle s’impose à l’ouverture du dossier, lors de l’identification complète et avant la réception de l’acte. La détection d’une correspondance nécessite un examen afin de déterminer si la personne concernée fait effectivement l’objet d’une mesure de gel. Si la correspondance est confirmée, les mesures de gel applicables doivent être mises en œuvre sans délai.
Le gel des avoirs se présente rarement sous la forme que l’on imagine. En pratique, la difficulté ne réside pas nécessairement dans la réception d’une injonction par l’étude, mais dans la capacité à effectuer la vérification au bon moment. Pour le notaire, la difficulté consiste à déterminer à quel stade de l’instruction elle intervient, sur quelles parties elle porte et quels éléments conserver si la question se pose deux ans plus tard.
Qu’est-ce que le gel des avoirs change pour une étude notariale ?
Une mesure qui s’applique sans délai
Le gel des avoirs repose sur une interdiction de mise à disposition. Dès qu’une personne ou une entité figure sur le registre national de la Direction générale du Trésor ou sur d’autres listes internationales (EU, ONU, OFAC…), aucun professionnel assujetti ne peut lui verser des fonds, lui transférer un bien ou exécuter une opération en son nom. La mesure s’applique de plein droit : elle ne requiert ni décision de justice ni notification individuelle.
Le régime français du gel des avoirs est notamment encadré par les dispositions du Code monétaire et financier relatives au gel des avoirs et à l’interdiction de mise à disposition de fonds ou de ressources économiques. La durée et les modalités d’application dépendent du fondement juridique de la mesure. Le notaire doit vérifier le statut de toute partie avant de recevoir l’acte.
La position particulière du notaire dans la chaîne
L’étude détient des sommes pour le compte de tiers, reçoit des actes qui transfèrent la propriété et conserve des documents retraçant l’origine des fonds. Le gel des avoirs ne se limite pas aux transferts de fonds : il convient également d’examiner si l’acte entraîne directement ou indirectement la mise à disposition de fonds ou de ressources économiques au profit d’une personne ou d’une entité faisant l’objet d’une mesure de gel.
La vigilance renforcée ne remplace pas la vérification du gel. Une personne politiquement exposée peut ne pas faire l’objet d’une mesure de gel. À l’inverse, une personne sans profil de risque particulier peut y être soumise à la suite d’un signalement. Les deux dispositifs se cumulent.
À quel moment de l’instruction la vérification s’impose-t-elle ?
À l’ouverture du dossier
La première interrogation intervient à l’ouverture, dès que l’identité complète de la partie est connue. Pour fiabiliser la vérification, il convient de disposer d’éléments d’identification suffisamment précis, notamment du nom, du prénom et, lorsqu’elle est disponible, de la date de naissance pour une personne physique ; pour une personne morale, de sa dénomination et de ses éléments d’identification, tels que son numéro SIREN ou son équivalent étranger.
Le registre national contient des variantes de translittération, des alias et des entités dont le nom a changé. Le dossier doit conserver la trace de cette vérification initiale, notamment la date, l’heure, le périmètre interrogé et le résultat obtenu.
À l’identification des parties
L’identification complète intervient rarement à l’ouverture. Un acquéreur peut se présenter seul, puis faire intervenir une SCI dont il détient les parts avec son conjoint et deux enfants majeurs. Chaque nouvelle partie identifiée doit faire l’objet d’une vérification avant la poursuite de l’instruction.
Le contrôle ne porte pas uniquement sur les signataires. Il s’étend aux bénéficiaires effectifs des personnes morales, aux représentants légaux, aux mandataires et au payeur réel lorsqu’il diffère de la partie à l’acte. Pour une personne morale, la chaîne de détention se reconstitue à partir de sources vérifiables :
- un extrait Kbis récent ;
- le registre du commerce du pays d’immatriculation ;
- la déclaration des bénéficiaires effectifs.
Avant la réception de l’acte
Les listes de gel évoluent sans préavis. Une personne qui ne faisait l’objet d’aucune mesure à l’ouverture du dossier peut y être ajoutée entre-temps. Le délai moyen entre l’ouverture d’un dossier de vente immobilière et la signature dépasse souvent deux mois. Durant cette période, les listes ont pu être mises à jour plusieurs fois.
La vérification doit être actualisée dans les jours qui précèdent la réception de l’acte. Une interrogation datant de six semaines ne protège pas le notaire si une mesure a été publiée depuis. Dans le cadre des relations suivies, la vérification doit être répétée à chaque nouvelle opération.
Sur qui porte réellement la vérification ?
Les parties et leurs représentants
La vérification porte d’abord sur les signataires de l’acte, comme le vendeur et l’acquéreur dans une vente ou le donateur et les donataires dans une donation. Si l’une des parties agit par l’intermédiaire d’un mandataire, celui-ci doit également être vérifié. Les représentants légaux des personnes morales entrent aussi dans le périmètre.
Le payeur réel, lorsqu’il diffère de la partie signataire, doit être identifié et vérifié. Si un tiers finance l’acquisition au nom de l’acquéreur, il devient partie à l’opération au sens de la lutte contre le blanchiment. Son identité complète et son statut au regard du gel des avoirs doivent être établis avant le déblocage des fonds.
Les bénéficiaires effectifs des personnes morales
Pour toute personne morale partie à l’acte, la vérification s’étend aux bénéficiaires effectifs. L’article L.561-2-2 du code monétaire et financier définit le bénéficiaire effectif comme la personne physique qui, en dernier lieu, détient ou contrôle l’entité.
La chaîne de détention se reconstitue palier par palier. Une SCI détenue par une société holding, elle-même détenue par trois associés, impose de vérifier les trois personnes physiques et pas uniquement la holding. Le registre des bénéficiaires effectifs, lorsqu’il existe, ne dispense pas de vérifier sa cohérence avec les statuts et les actes de cession de parts.
Quels cas posent difficulté en pratique ?
Homonymies et translittérations
Le registre national contient des milliers d’entrées. Les noms courants produisent des correspondances multiples : un « Martin » ou un « Durand » sans prénom ni date de naissance renvoie des dizaines de résultats inexploitables. Les translittérations posent une difficulté particulière, car un nom écrit en alphabet cyrillique, arabe ou chinois peut être romanisé de plusieurs façons. Le registre national contient des alias, mais il ne peut pas anticiper toutes les variantes.
La date de naissance reste le critère discriminant le plus fiable. En l’absence de correspondance exacte sur le nom, les éléments disponibles doivent être examinés, comme la nationalité, l’adresse, la fonction ou l’activité déclarée. Le motif de levée doit être consigné par écrit dans le dossier.
Structures de détention en cascade
Une SCI détenue par une holding luxembourgeoise, elle-même détenue par un trust de droit anglo-saxon, ne se vérifie pas en deux clics. La reconstitution de la chaîne exige des documents que le client ne détient pas toujours.
Les structures de détention complexes ne sont pas illicites en elles-mêmes, mais elles augmentent le risque de ne pas détecter un bénéficiaire effectif gelé. Lorsque la reconstitution complète n’est pas possible dans le délai de l’instruction, deux options se présentent :
- différer la signature jusqu’à l’obtention des pièces manquantes ;
- renoncer à l’opération.
Successions et parties non résidentes
Une succession peut faire intervenir des héritiers dont certains résident à l’étranger. Leur identité complète peut être difficile à établir, car un acte d’état civil étranger ne comporte pas toujours une date de naissance au format européen. Les parties non résidentes soulèvent également la question de la vérification sur les listes internationales.
Le registre national français ne couvre que les mesures adoptées par la France. Une vérification complète impose également de consulter le registre de sanctions de l’Union européenne et celui du Conseil de sécurité des Nations unies.
Que faut-il pouvoir montrer en cas de contrôle ?
Ce qui fait une trace exploitable
Une vérification non tracée équivaut, lors d’un contrôle, à une vérification non effectuée. La traçabilité ne se limite pas à cocher une case dans le logiciel de gestion de l’étude. Elle exige une preuve horodatée comportant :
- la date et l’heure de l’interrogation ;
- le périmètre interrogé, comme le nom, le prénom, la date de naissance ou le numéro d’immatriculation ;
- le résultat obtenu ;
- en cas de correspondance, le motif de levée retenu.
Une capture d’écran datée du résultat de la consultation peut constituer un élément de traçabilité de la vérification effectuée. Les logiciels de criblage automatisé produisent un rapport horodaté pour chaque interrogation. Ce rapport est conservé au dossier et permet de démontrer que la vérification a bien été effectuée.
Le motif de levée d’une correspondance
Une correspondance avec une personne gelée ne vaut pas identification. Le registre renvoie parfois des résultats qui partagent le même nom, mais concernent une autre personne. Des éléments discriminants permettent de lever le doute, comme une date de naissance différente, une nationalité incompatible ou une fonction ou entité sans lien avec le dossier.
Le motif de levée doit être consigné par écrit. Cocher « correspondance écartée » ne suffit pas : la raison doit être précisée. La mention « Date de naissance différente (client né en 1972, personne gelée née en 1965) » constitue un motif recevable, contrairement à la formule « Pas la même personne ».
Si les éléments disponibles ne permettent pas d’écarter la correspondance, des vérifications complémentaires sont nécessaires afin de déterminer si la personne ou l’entité concernée est effectivement visée par la mesure. En cas de correspondance confirmée, l’opération ne peut pas être poursuivie : les fonds doivent être bloqués et une déclaration doit être transmise à la Direction générale du Trésor (TRACFIN).
Comment traiter cette vérification sans alourdir l’étude ?
Les deux points où le manuel décroche
Le gel des avoirs ne figure pas toujours dans les procédures internes de l’étude. Il est mentionné dans les formations à la lutte contre le blanchiment, mais rarement décrit comme une étape à part entière de l’instruction.
Le premier point de décrochage se situe à l’ouverture du dossier. La vérification initiale est effectuée, mais elle n’est pas tracée : aucune date, aucune capture et aucun rapport ne sont conservés. Le second point se situe avant la signature, lorsque le clerc vérifie à nouveau, trouve une correspondance ambiguë et ne sait pas quels éléments utiliser pour la lever.
Les procédures internes doivent désigner la personne chargée de la vérification, préciser le moment où elle intervient et l’outil à utiliser, puis indiquer l’emplacement où la trace doit être conservée.
Ce qu’un criblage automatisé prend en charge
AP Scan, notre solution de criblage, interroge simultanément le registre national, les listes européennes et celles du Conseil de sécurité des Nations unies mais également les listes de PPE. Chaque interrogation produit un rapport horodaté, qui est conservé au dossier.
Le moteur de réduction des faux positifs compare automatiquement la date de naissance, la nationalité et les alias connus. Il écarte les correspondances manifestement incompatibles et signale celles qui exigent un examen manuel. Le clerc ou le notaire conserve la maîtrise de la décision finale.
L’outil ne remplace pas le jugement professionnel. Il accélère la vérification, réduit les oublis et produit la trace attendue lors d’un contrôle. Pour faire le point sur vos diligences, l’analyse doit porter sur la fréquence des vérifications et la traçabilité des motifs de levée retenus.
Questions fréquentes
Le notaire est-il soumis aux obligations de gel des avoirs ?
Oui. Le notaire figure parmi les professionnels assujettis à la LCB-FT et doit s’assurer que les parties à l’acte ne font pas l’objet d’une mesure de gel avant de recevoir celui-ci. L’obligation porte sur les parties, leurs représentants et les bénéficiaires effectifs des personnes morales impliquées. Si un client est identifié comme une PPE (ex. : une personne exerçant d’importantes fonctions politiques ou publiques), le notaire doit appliquer des mesures de contrôle supplémentaires.
À quel moment le notaire doit-il vérifier le gel des avoirs ?
La vérification intervient à l’ouverture du dossier et lors de l’identification complète des parties, puis elle est actualisée avant la réception de l’acte. Entre l’ouverture et la signature, les listes ont pu être mises à jour plusieurs fois. Dans le cadre des relations suivies, un réexamen périodique s’ajoute à ces vérifications ponctuelles.
Sur qui porte la vérification dans un acte notarié ?
Elle porte sur toutes les parties, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, ainsi que sur leurs représentants et les bénéficiaires effectifs des structures impliquées. Le payeur réel doit également être identifié lorsqu’il diffère de la partie signataire. La chaîne de détention d’une personne morale se reconstitue à partir de sources vérifiables.
Que faire en cas de correspondance avec une personne gelée ?
Une correspondance ne vaut pas identification. Elle appelle un examen des éléments discriminants disponibles, comme la date de naissance, la nationalité ou l’adresse, afin de confirmer ou d’écarter le rapprochement. Si la correspondance est confirmée, l’opération ne peut pas être poursuivie et la procédure de signalement s’applique. Le motif retenu doit être consigné par écrit dans le dossier.
Que doit conserver l’étude pour justifier ses vérifications ?
En l’absence de traçabilité suffisante, l’étude peut éprouver des difficultés à démontrer, lors d’un contrôle, que la vérification a bien été effectuée. La trace exploitable comporte la date et l’heure de l’interrogation, le périmètre interrogé, le résultat obtenu et le motif écrit de levée lorsqu’une correspondance a été écartée.
