Le déclarant Tracfin est la personne chargée de transmettre les déclarations de soupçon au service. Le correspondant Tracfin assure l’interface avec lui : il reçoit les accusés de réception et traite ses demandes. Les professionnels assujettis à la lutte contre le blanchiment désignent nommément les personnes qui exercent ces deux fonctions auprès de Tracfin et de leur autorité de contrôle. Une même personne peut les cumuler.
Désigner un déclarant et un correspondant Tracfin tient en un formulaire, et c’est souvent là que la réflexion s’arrête. La question utile se pose dès le lendemain. Qui transmet la déclaration quand le titulaire est absent ? Qui répond à une demande du service ? Qui met la désignation à jour après un départ ?
Déclarant et correspondant Tracfin : qui fait quoi ?
| Point de comparaison | Déclarant Tracfin | Correspondant Tracfin |
| Mission | Transmettre à Tracfin les déclarations de soupçon | Assurer l’interface avec Tracfin : recevoir les accusés de réception et traiter ses demandes |
| Texte de référence | Code monétaire et financier et modalités publiées par Tracfin | Code monétaire et financier et modalités publiées par Tracfin |
| Qui exerce la fonction | Un dirigeant ou un employé de l’établissement | Un dirigeant ou un employé de l’établissement |
| Désignation | Nominative, auprès de Tracfin et de l’autorité de contrôle | Nominative, auprès de Tracfin et de l’autorité de contrôle |
| Cumul | Possible : une même personne peut assurer les deux fonctions | Possible : une même personne peut assurer les deux fonctions |
| En cas de changement | Mise à jour auprès de Tracfin et, le cas échéant, de l’autorité de contrôle | Mise à jour auprès de Tracfin et, le cas échéant, de l’autorité de contrôle |
Le déclarant : transmettre la déclaration de soupçon
Le déclarant Tracfin est la personne physique chargée de transmettre au service les déclarations de soupçon. Il agit pour le compte de l’établissement assujetti lorsqu’une opération ou une situation présente des indices de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.
Le déclarant accède à la plateforme de télédéclaration ERMES, saisit les éléments du dossier, joint les pièces et envoie le signalement. Il ne décide pas seul : la déclaration résulte d’une analyse collective menée selon la procédure interne. Sa mission porte sur la transmission formelle. Les obligations, les critères et les délais applicables sont détaillés dans le guide sur la déclaration de soupçon.
Le correspondant : l’interface avec Tracfin
Le correspondant Tracfin assure la liaison entre le service et l’établissement. Il reçoit les accusés de réception des déclarations, répond aux demandes de pièces complémentaires, traite les informations transmises en retour par Tracfin et diffuse les recommandations générales aux équipes concernées.
Le correspondant ne transmet pas les déclarations de soupçon : ce rôle revient au déclarant. Selon les obligations déclaratives publiées par Tracfin, une même personne peut cumuler les deux fonctions, ce qui simplifie l’organisation dans les structures de taille moyenne. Prévoyez alors un suppléant afin que les échanges avec le service se poursuivent pendant les absences.
Qui doit désigner un déclarant et un correspondant Tracfin ?
Tous les professionnels assujettis aux obligations de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme doivent désigner nommément un déclarant et un correspondant auprès de Tracfin et de leur autorité de contrôle. Cette obligation figure dans les dispositions du Code monétaire et financier.
Les établissements concernés comprennent notamment les établissements de crédit, les entreprises d’investissement, les assureurs, les mutuelles, les prestataires de services sur crypto-actifs, les agents immobiliers, les notaires, les avocats, les experts-comptables, les commissaires aux comptes, les casinos et les marchands de biens de valeur élevée. Votre autorité de contrôle vérifie que ces désignations sont effectives et tenues à jour. Un guide précise qui contrôle votre dispositif LCB-FT selon votre profession.
Comment désigner le déclarant et le correspondant auprès de Tracfin ?
La désignation s’effectue en quatre étapes :
- formaliser la décision interne de l’organe dirigeant ;
- compléter le formulaire d’inscription avec l’identité, la fonction et les coordonnées de chaque titulaire et suppléant ;
- transmettre le formulaire à Tracfin par voie électronique ou postale, selon les modalités précisées sur le site de Tracfin ;
- informer votre autorité de contrôle selon ses propres modalités.
Toute modification doit être signalée à Tracfin et à votre autorité de contrôle. Une désignation périmée constitue un constat immédiat lors d’un contrôle. Intégrez cette démarche à votre procédure de mobilité interne et de gestion des départs.
Quel profil choisir pour ces deux fonctions ?
Tracfin ne fixe aucun titre ni niveau hiérarchique obligatoire. Choisissez une personne qui connaît les clients et les opérations, accède rapidement aux dossiers et aux informations nécessaires, demeure indépendante des fonctions commerciales et peut répondre aux demandes du service dans les délais.
Désignez formellement un suppléant qui connaît les dossiers en cours et peut agir pendant les absences. Le cumul des deux fonctions est admis, notamment lorsque le responsable de la conformité porte seul le dispositif LCB-FT. Dans ce cas, organisez la passation des dossiers sensibles et veillez à ce que le suppléant puisse intervenir immédiatement.
Quelles responsabilités pour le déclarant et pour l’établissement ?
Les responsabilités portent sur la confidentialité des échanges, la protection du déclarant et la traçabilité des décisions prises par l’établissement.
La confidentialité de la déclaration
La déclaration de soupçon, son contenu et les échanges avec Tracfin sont strictement confidentiels. Le client ne doit connaître ni l’existence ni le motif du signalement. Cette confidentialité protège l’enquête et préserve la relation commerciale.
Formez les équipes en contact avec la clientèle, limitez l’accès au dossier aux personnes qui en ont besoin pour le traiter et veillez à ce que le déclarant et le correspondant maîtrisent cette exigence. Pour éviter les erreurs fréquentes dans une déclaration de soupçon, consignez ces règles dans votre procédure interne.
La protection du déclarant de bonne foi
Le déclarant qui transmet de bonne foi une déclaration de soupçon bénéficie d’une protection légale. Aucune responsabilité civile, pénale ou disciplinaire ne peut être engagée à son encontre du seul fait de cette déclaration, même si l’enquête ne confirme pas le soupçon.
Cette protection ne couvre que les déclarations effectuées de bonne foi et dans le respect des procédures. L’établissement reste responsable du respect de ses obligations de vigilance et de déclaration. Tracez les décisions prises, les analyses menées et les arbitrages afin que chacun puisse justifier sa démarche en cas de contrôle.
Que faire en cas d’absence, de départ ou d’urgence ?
Désignez un suppléant pour le déclarant et pour le correspondant dès la mise en place du dispositif. Formalisez cette désignation dans votre procédure interne et communiquez-la à Tracfin. Le suppléant doit connaître les dossiers en cours, accéder aux outils et pouvoir agir immédiatement.
En cas de départ ou de changement de poste du titulaire, mettez à jour la désignation auprès de Tracfin et de votre autorité de contrôle dès que le remplacement est acté. Organisez une passation des dossiers sensibles. Le nouveau déclarant ou correspondant doit connaître les déclarations récemment transmises, les demandes de Tracfin en attente de réponse et les dossiers en cours d’analyse.
Tracez ces démarches afin de pouvoir justifier la continuité du dispositif. Un contrôleur vérifiera que les désignations sont à jour et que les changements ont été signalés.
Que devez-vous pouvoir montrer en cas de contrôle ?
| Moment | Action | Preuve à conserver |
| Mise en place du dispositif | Désigner le déclarant, le correspondant et leurs suppléants | Décision interne datée, formulaire transmis à Tracfin |
| Fonctionnement courant | Faire remonter les soupçons au déclarant, répondre aux demandes de Tracfin | Procédure de remontée, suivi des demandes et des réponses |
| Absence du titulaire | Faire intervenir le suppléant désigné | Désignation du suppléant, trace des déclarations transmises |
| Départ ou changement de poste | Mettre à jour la désignation, transmettre les dossiers en cours | Mise à jour transmise à Tracfin et à l’autorité de contrôle |
| Revue périodique du dispositif | Vérifier que les désignations sont à jour et que les titulaires sont formés | Compte rendu de revue, attestations de formation |
Avant le contrôle, vérifiez que les noms communiqués à Tracfin et à votre autorité de contrôle correspondent aux titulaires actuels. Une désignation périmée ou un formulaire non mis à jour constitue un constat simple susceptible d’entraîner des suites. Pour préparer l’ensemble des points attendus lors d’un audit LCB-FT, documentez chaque étape et conservez les preuves de mise à jour.
AP Monitoring détecte les opérations suspectes, analyse en continu les flux de transactions et hiérarchise les alertes selon les critères que vous avez définis. Le déclarant accède ainsi aux dossiers documentés et aux éléments de contexte nécessaires à la transmission d’une déclaration de soupçon structurée.
L’outil ne remplace ni le déclarant ni le correspondant : ces fonctions restent exercées par des personnes physiques désignées nommément. Il réduit le délai de détection, limite les faux positifs et trace chaque étape de l’analyse afin que vous puissiez justifier vos décisions lors d’un contrôle de l’ACPR.
Votre dispositif de lutte contre le blanchiment repose sur des désignations formelles, des procédures claires et des outils de surveillance adaptés. Vérifiez que votre déclarant et votre correspondant sont bien à jour, que leurs suppléants sont formés et que vous pouvez produire les preuves des mises à jour.
Questions fréquentes
Le déclarant et le correspondant Tracfin peuvent-ils être la même personne ?
Oui. Tracfin indique que les deux fonctions peuvent, le cas échéant, être assurées par la même personne. Cette situation est fréquente lorsque le responsable de la conformité porte seul le dispositif.
Prévoyez alors un suppléant afin que les déclarations soient transmises et que les demandes de Tracfin reçoivent une réponse pendant les absences. Faites également apparaître ce cumul dans votre procédure interne.
Faut-il désigner un déclarant Tracfin quand on n’a jamais fait de déclaration de soupçon ?
Oui. La désignation ne dépend pas du nombre de déclarations. Tracfin demande aux professionnels assujettis de désigner nommément un déclarant et un correspondant auprès du service et de leur autorité de contrôle. Effectuez cette démarche dès la mise en place de votre dispositif et mettez les informations à jour à chaque changement de titulaire.
Comment signaler à Tracfin un changement de déclarant ou de correspondant ?
Toute modification concernant les personnes désignées doit être signalée à Tracfin et, le cas échéant, à votre autorité de contrôle. La désignation initiale s’effectue au moyen d’un formulaire d’inscription dédié.
Intégrez cette démarche à votre procédure de gestion des départs et de la mobilité interne. Une désignation périmée constitue un constat simple à établir lors d’un contrôle.
Le déclarant peut-il informer le client qu’une déclaration a été faite ?
Non. La déclaration de soupçon et les échanges avec Tracfin sont confidentiels. Le client ne doit connaître ni l’existence ni le contenu de la déclaration. Formez les équipes en contact avec la clientèle à ne rien laisser paraître et limitez l’accès au dossier aux personnes qui en ont besoin pour le traiter.
Le correspondant Tracfin est-il forcément le responsable de la conformité ?
Non. Tracfin vise les dirigeants ou les employés de l’établissement, sans réserver la fonction à un titre précis. Choisissez une personne qui connaît les clients et les opérations, accède rapidement aux pièces demandées et peut relayer les informations du service auprès des équipes. Si elle n’est pas responsable de la conformité, organisez la circulation de l’information entre ces deux personnes.
