Textes renforcés, sanctions accrues, vigilance maximale. La déclaration de soupçon devient un levier majeur de la lutte anti-blanchiment. Mais dans la pratique ? Les erreurs persistent. Et elles coûtent cher.
MiCA, DORA, LCB-FT… En 2025, les régulations changent de dimension. Pour vous, professionnels soumis à la LCB-FT, la déclaration Tracfin n’est plus un simple réflexe administratif : c’est un acte structurant, qui engage la responsabilité de l’entreprise.
Et face à la complexité des procédures, aux exigences de traçabilité et aux attentes des régulateurs… difficile d’improviser ! C’est là qu’interviennent des solutions numériques capables de structurer, historiser et automatiser chaque étape du processus. AP Solutions IO fait partie des acteurs qui repensent la conformité à l’ère digitale, pour éviter les erreurs avant qu’elles ne deviennent des fautes.
Cadre légal : ce que tout professionnel doit retenir
Déclarer un soupçon ne relève pas d’une intuition personnelle. C’est une obligation stricte, encadrée par la réglementation LCB-FT. Dès qu’un doute sérieux émerge sur une opération ou un client, vous êtes tenu d’agir, sans attendre.
Cette exigence concerne une large palette d’acteurs :
- Établissements financiers
- Prestataires de services sur actifs numériques (PSAN)
- Professions juridiques réglementées (notaires, avocats, mandataires ou administrateurs judiciaire)
- Acteurs dans l’immobilier (agents/intermédiaires immobilier, gestionnaires de biens)
- Opérateurs de jeux (casino, jeux en ligne, paris et jeux de hasard)
- Professions du chiffre (experts-comptables, commissaires aux comptes)
La déclaration doit être transmise avant l’exécution de l’opération suspecte, sauf impossibilité dûment justifiée. Dans tous les cas, elle doit être motivée par des faits précis, appuyée par des éléments concrets et transmise via la plateforme ERMES.
Ce portail sécurisé est le seul canal officiel reconnu par Tracfin. Il permet de générer, signer et horodater chaque déclaration, avec des formulaires spécifiques selon votre profession. Toute omission ou retard expose à un risque de sanction lors d’un contrôle d’un ou des organismes suivants : l’ACPR, l’AMF, la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes), ou autres régulateurs spécifiques à votre activité.
Les solutions proposées par AP Solutions IO facilitent cette procédure en automatisant la collecte, l’analyse et la documentation des soupçons, dans le respect total des obligations légales.
Les 5 erreurs les plus fréquentes à éviter
Vous gérez la conformité ? Alors ces fautes courantes peuvent ruiner votre dispositif. Voyons comment les éviter !
1. Déclaration tardive
Dès qu’un soupçon émerge (comportement douteux, flux inhabituel, incohérence manifeste) la déclaration doit être transmise sans attendre. Inutile d’attendre un dossier complet : le signalement précède l’opération suspecte, sauf exception justifiée.
Beaucoup commettent l’erreur de vouloir tout vérifier avant d’agir. Résultat : déclaration hors délai et sanctions possibles par l’ACPR et/ou l’AMF.
Un envoi partiel, mais motivé, vaut toujours mieux qu’un silence prolongé. Anticiper, c’est démontrer sa vigilance. Un réflexe à adopter dès maintenant pour éviter tout risque en cas de contrôle.
2. Déclaration incomplète
Un rapport sans identité client, sans analyse claire du soupçon ou sans pièces justificatives peut être purement écarté. Or, en cas de contrôle, l’irrecevabilité d’une déclaration vous expose directement.
Les oublis viennent souvent d’un mauvais usage du formulaire. Chaque profession dispose pourtant de modèles adaptés (notaires, PSAN, assureurs, etc.).
Utilisez-les systématiquement. Ils guident la saisie, structurent l’analyse et rappellent les éléments obligatoires.
Renseigner chaque champ, c’est garantir la lisibilité de votre démarche… et la reconnaissance de votre vigilance face aux autorités !
3. Absence de mise à jour
Une déclaration Tracfin n’est jamais figée. Tout nouvel élément, même mineur, doit être transmis immédiatement. Retenir une information expose à des sanctions, perçues comme un manquement volontaire. La transparence continue est une obligation légale, pas une option.
4. Mauvaise qualification du soupçon
Un soupçon crédible repose sur des éléments concrets. Confondre intuition et faits vérifiables mène souvent au rejet de la déclaration. Distinguez bien le subjectif de l’objectif et appuyez chaque signalement sur des données précises, chiffrées et vérifiables.
5. Défaut de traçabilité interne
En l’absence de registre ou de procédure documentée, difficile de justifier vos décisions face aux différents régulateurs et contrôleurs. Chaque action doit être historisée, formalisée et archivée. Des solutions comme celles proposées par AP Solutions IO permettent d’automatiser cette traçabilité, sans alourdir vos process ni mobiliser inutilement vos équipes.
Acteurs assujettis, PSAN : les bonnes pratiques à adopter
Éviter les erreurs ne suffit plus : pour rester conforme, les acteurs assujettis aux obligations LCB-FT ainsi que les PSAN doivent structurer, former… et automatiser intelligemment.
Des procédures internes claires
Formaliser les process de déclaration est indispensable. Qui déclenche une alerte ? Comment est-elle analysée ? Qui décide de la transmission à Tracfin ? Chaque étape doit être décrite, consignée et partagée. Sans documentation précise, il devient difficile de justifier ses choix en cas de contrôle.
Une formation continue et ciblée
Des collaborateurs bien formés repèrent plus facilement les anomalies, remplissent correctement les déclarations et comprennent mieux la nuance entre soupçon subjectif et objectif. En 2025, la formation ne peut plus être ponctuelle : elle doit s’inscrire dans un cycle régulier, actualisé selon les évolutions réglementaires.
Une solution RegTech pour automatiser et fiabiliser
Les outils développés par AP Solutions IO s’intègrent directement dans vos workflows. Leur objectif ? Vous faire gagner en rigueur, en temps et en sécurité.
- Centraliser les alertes : signaux faibles captés automatiquement, scoring ajusté à votre secteur
- Documenter les soupçons : chaque action est historisée — de l’alerte à la décision
- Générer des rapports Tracfin prêts à l’envoi : conformes au format attendu, exportables directement vers ERMES
Cette intégration technologique limite les erreurs humaines, améliore la traçabilité et sécurise votre conformité, sans alourdir les opérations quotidiennes.
Anticipez, outillez, sécurisez
La déclaration Tracfin ne se résume pas à une obligation réglementaire. C’est une brique stratégique du dispositif LCB-FT. Mal encadrée, elle fragilise votre conformité. Mais structurée, outillée et correctement intégrée, elle devient un levier de maîtrise, un marqueur de rigueur.
Face à l’arsenal réglementaire européen qui s’intensifie, les PSAN et acteurs régulés n’ont plus le choix : ils doivent industrialiser leurs pratiques. Centraliser les alertes, documenter les soupçons, tracer chaque décision.
C’est précisément dans cette logique qu’interviennent les solutions développées par AP Solutions IO. Elles ne se contentent pas de digitaliser les obligations : elles les traduisent en actions concrètes, adaptées à chaque secteur et pleinement intégrées dans les workflows métiers.
Vous devez renforcer votre process déclaratif sans complexifier vos opérations ?

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